Yhteydenotto työnantajaan

Lyhyesti

Kun työpaikkailmoituksessa on yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero, se on kutsu. Työnantaja haluaa vastata hakijoiden kysymyksiin, ja hyvin hoidettu puhelu voi jäädä mieleen.

Yhteydenotto ei ole pakollista, eikä sen tarvitse olla jännittävä suoritus. Riittää, että sinulla on aito syy ottaa yhteyttä ja muutama valmisteltu kysymys.

Tässä oppaassa käymme läpi soiton avoimesta ilmoituksesta, viestin rekrytoijalle, keskustelun messuilla ja sen, miten pidät yhteydenotot kohteliaina. Jos haluat ottaa yhteyttä ilman avointa paikkaa, lue opas 2.2.

Soitto ilmoituksen yhteyshenkilölle

Soitto ennen hakemista on hyvä tapa saada tietoa, jota ilmoituksesta ei löydy. Se kertoo myös, että olet aidosti kiinnostunut juuri tästä tehtävästä.

Milloin soitto kannattaa

Soita, kun sinulla on painava syy. Duunitorin haastattelema rekrytointiasiantuntija neuvoo soittamaan vain, jos syy on todellinen ja olet valmistautunut huolellisesti.

Soitto kannattaa esimerkiksi silloin, kun:

haluat tietää, millainen tehtävän arki käytännössä on
mietit, sopiiko osaamisesi tehtävään, vaikka tausta on eri alalta
tehtävä on myyntiä tai asiakastyötä, jossa puhetaito on osa osaamista
haluat tietää, miten ja milloin rekrytointi etenee.

Jos ilmoituksessa pyydetään olemaan soittamatta, kunnioita sitä. Kirjoita silloin kysymyksesi tai ajatuksesi hakemukseen.

Kunnioita ilmoitettua soittoaikaa

Monessa ilmoituksessa kerrotaan, milloin yhteyshenkilö vastaa puheluihin. Soita juuri silloin, vaikka aika tuntuisi hankalalta.

Soita aina ilmoituksessa mainitulle henkilölle. Jos häntä ei tavoita, yritä uudelleen toisena ilmoitettuna aikana tai lähetä lyhyt sähköposti.

3–5 hyvää kysymystä

Kirjoita kysymykset paperille ennen soittoa. Valitse niistä tärkeimmät, sillä puhelun sopiva pituus on noin 5–10 minuuttia.

Millainen on tavallinen työviikko tässä tehtävässä?
Mitkä asiat ovat tehtävässä tärkeimpiä ensimmäisen puolen vuoden aikana?
Millaisen tiimin kanssa työskentelisin, ja kenelle raportoisin?
Painottuuko tehtävässä enemmän [osaaminen A] vai [osaaminen B]?
Miten rekrytointi etenee, ja milloin haastattelut ovat suunnilleen?

Ilmoituksen lukemisesta ja räätälöinnistä kerrotaan lisää oppaassa 2.3. Taustojen selvittämisessä auttaa opas 2.5.

Mitä et kysy

Älä kysy asioita, joihin vastaus löytyy ilmoituksesta tai yrityksen verkkosivuilta. Rekrytoijalle voi jäädä kuva, ettet ole lukenut ilmoitusta huolella.

Vältä myös näitä:

"Kerrotko vähän enemmän tehtävästä?" Kysymys on liian yleinen.
Hakuaika, työpaikan sijainti tai tehtävänimike, jos ne lukevat ilmoituksessa.
Pitkä esittely itsestäsi. Puhelinnumero on annettu kysymyksiä varten, ei myyntipuhetta varten.
"Kannattaako minun edes hakea?" Päätä se itse puhelun perusteella.

Puhelun runko

Tervehdys ja esittely: "Hei, olen Liisa Virtanen. Soitan teidän asiakaspalvelupäällikön ilmoituksestanne."
Lupa: "Onko teillä nyt hetki aikaa?"
Lyhyt tausta: yksi virke siitä, miksi tehtävä kiinnostaa.
Kysymykset: kaksi tai kolme tärkeintä.
Lopetus: kiitä ja kerro, että lähetät hakemuksen.

Kirjoita heti puhelun jälkeen ylös yhteyshenkilön nimi, päivämäärä ja tärkeimmät vastaukset.

Näin mainitset puhelun hakemuksessa

Puhelu kannattaa mainita lyhyesti hakemuksen alussa, jos siitä jäi jotain käyttökelpoista. Viittaa siihen, mitä opit, ja kytke se omaan osaamiseesi.

Kiitos puhelinkeskustelustamme 6.10. Kerroitte, että tehtävässä korostuu uusien asiakkaiden perehdyttäminen. Juuri sitä olen tehnyt viimeiset neljä vuotta.

Älä kirjoita pelkkää "soitin teille", koska se ei kerro lukijalle mitään. Hakemuksen avauksesta kerrotaan lisää oppaassa 4.2, ja hakemuksen voit tarkistaa ilmaisella pikatarkistuksella.

Viesti, LinkedIn ja messut

Kaikki eivät halua soittaa, eikä kaikkia rekrytoijia tavoita puhelimella. Kirjallinen viesti on yhtä hyvä tapa, kun se on lyhyt ja siinä on selvä kysymys.

Viestipohja rekrytoijalle

Tämä sopii sähköpostiin tai LinkedIn-viestiin. Pidä viesti muutaman virkkeen mittaisena.

Hei [nimi],

olen kiinnostunut [tehtävänimike]-tehtävästänne ja valmistelen hakemusta. Minulla on kokemusta [konkreettinen asia].

Haluaisin kysyä yhden asian: [tarkka kysymys, johon ilmoitus ei vastaa]?

Kiitos ajastasi. [Nimi ja puhelinnumero]

LinkedInissä kannattaa varmistaa ensin, että profiilisi on kunnossa. Rekrytoija katsoo sen todennäköisesti viestin saatuaan. Profiilista kerrotaan oppaassa 5.1.

Yhteydenotto messuilla

Rekrytointimessuilla pääset puhumaan työnantajan kanssa kasvokkain. Valitse etukäteen muutama kiinnostavin yritys ja tutustu niiden avoimiin paikkoihin.

Valmistele lyhyt esittely: kuka olet, mitä osaat ja mikä yrityksessä kiinnostaa.
Kysy jotain, mikä kertoo, että olet tutustunut yritykseen.
Pyydä keskustelukumppanin nimi ja yhteystiedot.
Ota mukaan tulostettu CV.
Lähetä kiitosviesti tai hakemus muutaman päivän sisällä, kun keskustelu on vielä tuoreessa muistissa.

Messukeskustelun voit mainita hakemuksessa samalla tavalla kuin puhelun. Verkostoitumisesta ilman kiusaantumista kerrotaan oppaassa 5.2.

Kanavat yhdellä silmäyksellä

Kanava	Milloin sopii	Vinkki
Puhelu	Ilmoituksessa on numero ja soittoaika	Pidä puhelu 5–10 minuutissa ja kysymykset paperilla.
Sähköposti	Ilmoituksessa on vain sähköposti tai soittoaika ei sovi sinulle	Yksi selkeä kysymys ja kuvaava otsikko.
LinkedIn-viesti	Yhteyshenkilö on LinkedInissä ja aktiivinen siellä	Tarkista oma profiilisi ennen viestiä.
Messut	Kohdeyritys on paikalla	Pyydä nimi ja ota yhteyttä parin päivän sisällä.
Hakemus	Ilmoituksessa pyydetään olemaan soittamatta	Kirjoita kysymys tai ajatus hakemuksen loppuun.

Kohtelias määrä ja jännityksen hallinta

Hyvä yhteydenotto on lyhyt, valmisteltu ja kohtelias. Liika yhteydenpito kääntyy helposti itseään vastaan.

Oikea määrä

Yksi puhelu ennen hakemista riittää. Jos et tavoita yhteyshenkilöä, yritä korkeintaan toisen kerran tai lähetä viesti.

Älä soita useaan kertaan samasta asiasta. Älä myöskään pyydä rekrytoijaa arvioimaan CV:täsi puhelimessa.

Yhteydenotto hakemuksen jälkeen

Hakemuksen jälkeen voit kysyä esimerkiksi rekrytoinnin aikataulusta, jos sitä ei ole kerrottu. Myös kielteisen päätöksen jälkeen voi kohteliaasti pyytää palautetta.

Ota yhteyttä vain, kun sinulla on oikeaa asiaa. Haastattelun jälkeisestä yhteydenpidosta kerrotaan oppaassa 6.7.

Harjoittele etukäteen

Puhelimessa puhuminen on taito, joka kehittyy harjoittelemalla. Kokeile ensin soittaa tutulle ja pyydä häntä esittämään rekrytoijaa.

Sano avausrepliikki ääneen muutaman kerran.
Kirjoita kysymykset ja tärkeimmät tiedot itsestäsi paperille.
Valitse hiljainen paikka, jossa sinua ei keskeytetä.
Hymyile puhuessasi, sillä se kuuluu äänessä.

Kun jännittää

Jännitys on tavallista, ja se kertoo, että asia on sinulle tärkeä. Rekrytoija on tottunut jännittyneisiin soittajiin.

Jos sanat katoavat, voit sanoa: "Hetkinen, katson muistiinpanojani." Tauko tuntuu sinusta pidemmältä kuin kuulijasta.

Esimerkki, keksitty henkilö: Liisa on 52-vuotias ja hakee asiakaspalvelupäällikön tehtävää. Hän harjoitteli puhelua tyttärensä kanssa kahdesti ja soitti paperi edessään, ja puhelu kesti seitsemän minuuttia.

Jos kielteiset vastaukset painavat mieltä, opas 1.5 auttaa jaksamaan.

Tarkistuslista

Olen lukenut ilmoituksen ja yrityksen sivut ennen yhteydenottoa.
Minulla on aito syy ottaa yhteyttä.
Soitan ilmoituksessa mainitulle henkilölle ilmoitettuna aikana.
Olen kirjoittanut 3–5 kysymystä, joihin ilmoitus ei vastaa.
Olen harjoitellut avausrepliikin ääneen.
Kirjoitin puhelun jälkeen ylös nimen, päivämäärän ja vastaukset.
Mainitsen puhelun hakemuksessa ja kytken sen osaamiseeni.
Messuilla pyysin nimen ja otin yhteyttä muutaman päivän sisällä.
En ota yhteyttä uudelleen ilman uutta, oikeaa asiaa.