Rekrytointiprosessi vaihe vaiheelta

Lyhyesti

Rekrytointi etenee Suomessa yleensä samassa järjestyksessä. Ensin on ilmoitus ja hakuaika, sitten hakemusten läpikäynti, haastattelut ja lopuksi valinta. Kun tiedät, missä vaiheessa olet, odottaminen on helpompaa ja osaat valmistautua oikeaan asiaan.

Tämä opas on kartta koko prosessiin. Jokaisen vaiheen kohdalla kerromme, mitä tapahtuu, mitä sinä voit tehdä ja mistä oppaasta löydät lisää.

Lopussa käymme läpi julkisen sektorin erityispiirteet ja oikeutesi hakijana. Niitä ei usein muisteta, mutta ne kuuluvat jokaiselle hakijalle.

Vaiheet ilmoituksesta ensimmäiseen työpäivään

Kaikissa rekrytoinneissa ei ole jokaista vaihetta. Pieni yritys voi palkata yhden haastattelun perusteella, kun taas iso organisaatio voi käyttää useita kierroksia ja testejä.

Vaihe	Mitä tapahtuu	Mitä sinä teet	Opas
Tarve ja ilmoitus	Työnantaja päättää rekrytoida ja julkaisee ilmoituksen	Luet ilmoituksen tarkasti ja selvität työnantajan taustat	2.3, 2.5
Hakuaika	Hakemuksia otetaan vastaan, joskus valintoja tehdään jo hakuaikana	Lähetät räätälöidyn hakemuksen ajoissa	4.1, 4.3
Käsittely ja esikarsinta	Hakemukset kulkevat yleensä rekrytointijärjestelmän kautta, ja ihminen lukee ne	Teet CV:stä selkeän ja helposti luettavan	3.6
Puhelin- tai videohaastattelu	Lyhyt ensikierros, jossa tarkistetaan perusasiat	Varaat rauhallisen paikan ja testaat yhteyden	6.4
Ensimmäinen haastattelu	Esihenkilö ja usein HR tapaavat sinut	Valmistaudut, harjoittelet vastauksia ja mietit omat kysymyksesi	6.2, 6.3, 6.6
Soveltuvuusarviointi tai työnäyte	Testit, tehtävä tai näytetyö	Kysyt, mitä arviointi sisältää, ja lepäät hyvin edellisenä yönä	6.5
Toinen haastattelu	Syvempi keskustelu, usein tulevan tiimin kanssa	Palaat ensimmäisen haastattelun teemoihin ja tarkennat	6.2
Suosittelijat	Työnantaja soittaa nimeämillesi henkilöille	Kerrot suosittelijoille etukäteen, mihin olet hakemassa	5.4
Valinta ja työtarjous	Valitulle soitetaan tai lähetetään tarjous	Kysyt palkasta ja ehdoista ennen kuin sitoudut	7.1, 7.4
Työsopimus	Ehdot kirjataan sopimukseen	Luet sopimuksen ennen allekirjoitusta	7.2
Aloitus ja koeaika	Perehdytys ja molemminpuolinen tutustuminen	Kysyt rohkeasti ja pyydät palautetta	7.5

Kuinka kauan kaikki kestää?

Kesto vaihtelee yleensä muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen. Duunitorin julkaisemassa, jo vuonna 2015 tehdyssä rekrytoijakyselyssä tyypillisin kesto oli 1–2 kuukautta. Kysely koski asiantuntija- ja esihenkilörekrytointeja, joten muissa tehtävissä aikataulu voi olla toinen.

Hiljaisuus ei siis tarkoita automaattisesti, että olet pudonnut pois. Lomat, päättäjien kalenterit ja monivaiheiset arvioinnit hidastavat prosessia.

Mitä voit kysyä aikataulusta

Aikataulusta saa kysyä, ja se on merkki kiinnostuksesta. Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi nämä:

Milloin seuraava vaihe on suunniteltu?
Montako haastattelukierrosta prosessiin kuuluu?
Ilmoitetaanko kaikille hakijoille, kun valinta on tehty?
Kehen voin olla yhteydessä, jos minulla on kysyttävää?

Jos sovittu päivä menee ohi, voit lähettää lyhyen ja ystävällisen viestin. Lisää vinkkejä löydät oppaasta 6.7.

Henkilöstöpalvelun kautta haettaessa

Jos haet henkilöstöpalveluyrityksen kautta, ensimmäinen haastattelu käydään usein rekrytointikonsultin kanssa. Konsultti esittelee sopivat hakijat asiakasyritykselle, joka haastattelee heidät vielä itse. Työnantajasi voi olla henkilöstöpalveluyritys eikä se yritys, jossa työ tehdään. Tästä lisää oppaassa 2.4.

Julkisen sektorin erityispiirteet

Kunnat, hyvinvointialueet, valtio ja seurakunnat rekrytoivat pitkälti samoin vaihein. Muutama asia on kuitenkin toisin.

Kelpoisuusehdot ja valintapäätös

Monessa julkisen sektorin tehtävässä on kelpoisuusehdot, kuten tietty tutkinto. Ne kerrotaan ilmoituksessa, ja niiden täyttyminen tarkistetaan tarkasti. Lisäksi ilmoituksessa voi olla toivottuja ominaisuuksia, joilla hakijoita vertaillaan.

Valinnasta tehdään kirjallinen päätös. Esimerkiksi kunnan virkavalintapäätöksessä kerrotaan valinnan perusteet, ja päätös annetaan tiedoksi myös muille hakijoille.

Virkasuhde vai työsuhde

Julkinen työnantaja voi palkata joko työsuhteeseen tai virkasuhteeseen. Ilmoituksesta näet, kumpi on kyseessä. Virkaan valitaan päätöksellä, ja siihen liittyy oikeus hakea oikaisua.

Oikaisuvaatimus kunnassa

Jos et tullut valituksi kunnan virkaan, voit tehdä päätöksestä oikaisuvaatimuksen. Kuntien päätösten oikaisuvaatimusohjeissa määräaika on 14 päivää tiedoksisaannista. Ohje on päätöksen liitteenä, joten lue se ja tarkista siitä oikea vastaanottaja. Pohdintaa siitä, kannattaako oikaisua hakea, löydät oppaasta 6.7.

Oikeutesi hakijana

Tietosuoja: oikeus tietää omista tiedoistasi

Työnantaja saa kerätä sinusta vain tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja. Tiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Jos tietoja hankitaan muualta, siihen tarvitaan yleensä suostumuksesi.

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on rekrytoinnissa tallennettu. Pyydä tietoja työnantajalta kirjallisesti. Työnantajan tietosuojaselosteesta näet, kuinka kauan hakemuksia säilytetään.

Syrjintäkielto ja oikeus saada selvitys

Yhdenvertaisuuslaki kieltää syrjinnän esimerkiksi iän, alkuperän, kielen, terveydentilan tai perhesuhteiden perusteella. Tasa-arvolaki kieltää syrjinnän sukupuolen, sukupuoli-identiteetin ja sukupuolen ilmaisun perusteella. Rekrytoinnissa yleisimmin koettu syrjinnän peruste on ollut ikä.

Jos epäilet, että sinut on ohitettu sukupuolen perusteella, voit pyytää työnantajalta selvityksen tasa-arvolain 10 §:n nojalla. Selvityksessä kerrotaan valintaperusteet ja valitun koulutus ja kokemus. Työnantajan on annettava selvitys viivytyksettä.

Syrjinnästä voi vaatia hyvitystä, mutta siihen on määräaika. Toimi ajoissa ja tarkista voimassa oleva määräaika, esimerkiksi Työsuojelun puhelinneuvonnasta numerosta 0295 256 808.

Rikostaustaote ja turvallisuusselvitys

Jos työ on lasten parissa, työnantaja pyytää yleensä nähtäväksi rikostaustaotteen. Tilaat otteen itse Oikeusrekisterikeskukselta. Ote ei saa olla yli kuusi kuukautta vanha, eikä työnantaja saa ottaa siitä kopiota.

Lakia ei sovelleta lyhyisiin tehtäviin, jotka kestävät vuoden aikana yhteensä enintään kolme kuukautta. Silloinkin työnantajalla on oikeus pyytää ote. Myös iäkkäiden ja vammaisten parissa tehtävään työhön voidaan pyytää rikostaustaote.

Osa tehtävistä vaatii turvallisuusselvityksen, jonka tekee yleensä suojelupoliisi. Siihen pyydetään suostumuksesi. Prosessi voi pidentää rekrytoinnin kestoa, joten kysy aikataulusta.

Tarkistuslista

Tiedän, mihin vaiheeseen rekrytointi on edennyt ja mikä on seuraava askel.
Olen kysynyt, montako haastattelukierrosta on ja milloin päätös tehdään.
CV:ni on selkeä ja toimii myös rekrytointijärjestelmässä.
Olen kertonut suosittelijoilleni, mihin tehtävään haen.
Tiedän, onko paikka työsuhde vai virkasuhde.
Julkisessa haussa olen tarkistanut kelpoisuusehdot ja oikaisuvaatimuksen määräajan.
Tiedän, että voin pyytää nähtäväkseni minusta tallennetut tiedot.
Tarvittaessa olen tilannut rikostaustaotteen ajoissa.
Jos epäilen syrjintää, pyydän selvityksen ja tarkistan määräajat heti.