Hakemuskirjeen kirjoittaminen

Lyhyesti

Hyvä hakemus on enintään yhden sivun mittainen ja vastaa kolmeen kysymykseen: miksi haet juuri tätä paikkaa, mitä tuot tehtävään ja millainen olet työkaverina. CV kertoo faktat; hakemus tulkitsee ne ja kertoo, miksi juuri sinun osaamisesi on tähän tehtävään olennaista.

Hakemuksen ei siis kuulu toistaa CV:tä. Sen tehtävä on näyttää motivaatiosi ja yhdistää osaamisesi työnantajan tarpeeseen esimerkkien avulla.

Tarvitaanko hakemuskirjettä vielä? Ei aina. Monessa hakujärjestelmässä, kuten Kuntarekryssä ja valtion Valtiolle.fi-palvelussa, hakemus täytetään lomakkeelle, jonka kysymykset työnantaja päättää. Silloin lomakkeen avoimet tekstikentät korvaavat kirjeen, ja ne kannattaa täyttää yhtä huolellisesti: kokonaisin lausein ja esimerkein, ei pelkällä viittauksella liitteenä olevaan CV:hen. Tämän oppaan neuvot pätevät myös niihin.

Hakemuksen rakenne kappale kappaleelta

Suomalaisissa ohjeissa toistuu sama runko. Käytä sitä pohjana ja sovella tilanteen mukaan.

Alkuun: perustiedot ja otsikko. Oma nimi ja yhteystiedot, päiväys, työnantajan nimi sekä otsikko, esimerkiksi Hakemus: asiakaspalvelusihteeri, Savon Kuljetus Oy. Jos ilmoituksessa on yhteyshenkilö, osoita hakemus hänelle nimellä (Hyvä Anna Korhonen).

1. Avaus: miksi juuri sinä ja miksi juuri tämä paikka. Aloita siitä, mikä sinussa sopii tehtävään. Älä aloita kertomalla, mistä näit ilmoituksen tai että tarvitset työtä. Ensimmäisen kappaleen tehtävä on saada lukija kiinnostumaan.

• Heikompi: Näin ilmoituksenne Duunitorissa ja haluaisin hakea avointa paikkaa.
• Vahvempi: Olen ratkaissut asiakkaiden ongelmia puhelimessa ja chatissa viisi vuotta, ja haluan tuoda tämän kokemuksen tiimiinne, joka uudistaa asiakaspalveluaan.

2. Osaaminen esimerkein: mitä tuot tehtävään. Valitse ilmoituksen vaatimuksista kolme tärkeintä ja kerro jokaisesta konkreettinen esimerkki. Ryhmittele osaaminen aiheittain, älä toista työhistoriaa aikajärjestyksessä. Myös harjoittelut, vapaaehtoistyö ja harrastukset käyvät esimerkeiksi.

3. Motivaatio: miksi tämä työnantaja. Kerro, mikä työnantajassa tai tehtävässä kiinnostaa sinua aidosti: tuote, arvot, ajankohtainen hanke tai tapa tehdä työtä. Pidä painopiste silti siinä, mitä sinä annat, ei siinä, mitä itse saat.

4. Millainen olet työkaverina. Yksi tai kaksi ominaisuutta, jotka perustelet esimerkillä tai saamallasi palautteella. Pelkkä adjektiivi, kuten ahkera tai tunnollinen, ei kerro lukijalle mitään.

5. Lopetus. Kiteytä vahvuutesi lyhyesti ja kerro, että keskustelet mielelläsi lisää haastattelussa. Mainitse palkkatoive ja aloitusaika vain, jos ilmoituksessa niitä pyydetään. Vältä anelua (antakaa minulle mahdollisuus) ja oletusta haastattelusta (nähdään haastattelussa).

Allekirjoitus: Ystävällisin terveisin ja koko nimi.

Pituus, sävy ja räätälöinti

Pituus: enintään yksi sivu. Tästä Työmarkkinatori, yliopistojen urapalvelut ja TEK ovat yhtä mieltä. Rekrytoija lukee usein kymmeniä tai satoja hakemuksia, joten lyhyt ja selkeästi kappaleisiin jaettu teksti luetaan todennäköisimmin loppuun.

Sävy: itsevarma mutta luonteva. Kirjoita kuin kertoisit asiasta tulevalle esihenkilölle: asiallisesti, mutta ilman kankeaa virkakieltä. Älä vähättele itseäsi (vaikka minulla ei ole juuri kokemusta…), mutta älä myöskään kehu itseäsi ilman perusteluja. Sävyn voi sovittaa ilmoitukseen: rennon ilmoituksen hakemus voi olla rennompi.

Räätälöinti: jokainen hakemus on uusi. Rekrytoija tunnistaa nopeasti hakemuksen, joka on lähetetty sellaisenaan moneen paikkaan. Räätälöi näin:

1. Poimi ilmoituksesta tärkeimmät vaatimukset ja avainsanat (ks. opas 2.3).
2. Käytä samoja sanoja hakemuksessasi, kun ne kuvaavat osaamistasi totuudenmukaisesti.
3. Valitse esimerkit niin, että ne vastaavat juuri näihin vaatimuksiin.
4. Jos jokin vaatimus puuttuu, voit kertoa, miten olet sitä opettelemassa tai mitä vastaavaa olet tehnyt.

Tekoäly apuna, ei kirjoittajana. Tekoälyn käyttö työnhaussa on yleistynyt nopeasti: Duunitorin vuoden 2025 työnhakijatutkimuksessa noin 37 prosenttia aktiivisista hakijoista kertoi käyttävänsä sitä, kun vuotta aiemmin osuus oli 18 prosenttia. Suomalaiset rekrytoijat kertovat, että kokonaan tekoälyllä kirjoitettu hakemus on usein siisti mutta geneerinen, ja sellainen erottuu joukosta huonolla tavalla. Hyvä tapa on kirjoittaa ensin itse ja käyttää tekoälyä ilmoituksen analysointiin, tekstin tiivistämiseen ja oikolukuun. Tarkista, että jokainen väite on totta ja että pystyt perustelemaan sen haastattelussa.

Yleisimmät virheet

Tarkistuslista ennen lähettämistä

• Hakemus on enintään yhden sivun mittainen.
• Otsikossa on tehtävänimike ja työnantaja, ja nimet on kirjoitettu oikein.
• Ensimmäinen kappale kertoo, miksi juuri sinä sopisit tehtävään.
• Ilmoituksen kolme tärkeintä vaatimusta saavat kukin konkreettisen esimerkin.
• Hakemus ei toista CV:tä aikajärjestyksessä.
• Jokainen ominaisuus on perusteltu, ei pelkkä adjektiivi.
• Palkkatoive ja aloitusaika on mainittu, jos niitä pyydettiin.
• Lopetus kertoo halustasi keskustella lisää, ilman anelua.
• Tekoälyllä muokattu teksti on tarkistettu: jokainen väite on totta ja kuulostaa sinulta.
• Teksti on oikoluettu, mieluiten toisen ihmisen toimesta.